Il modo in cui una azienda risponde al telefono rispecchia la sua capacità di comunicare con i clienti e riflette l’importanza e il rispetto che attribuisce loro. Sin dalla prima telefonata, i clienti si creano un immagine della tua azienda. Per questo, quando un cliente chiama, sia per la prima o per l’ennesima volta, è sempre bene dimostrargli professionalità e gratitudine per aver chiamato.
 
Mettere i clienti in attesa
Messaggi personlaizzati   

Mettere in attesa un cliente è un'operazione molto importante per una azienda. Mettiamo in attesa un cliente per tanti motivi: per consultarci con un collega; per verificare o trovare delle informazioni; per poter  inoltrare la chiamata; ecc...

Invece di lasciare che il cliente attenda in  silenzio e decisamente poco rassicurante, possiamo usare questo lasso di tempo per dargli delle informazioni sulla nostra azienda, sui servizi che offriamo, dimostrandogli gratitudine per aver chiamato e rassicurandolo sul fatto che qualcuno, nel più breve tempo possibile, risponderà alla sua chiamata. Il cliente si sentirà considerato e rispettato, e sarà più propenso a rimanere in attesa.

 
Comunicare gli orari di apertura e le chiusure per ferie o festività

Ogni ufficio svolge le proprie attività in determinate fasce orarie e giorni della settimana così come rimane chiuso nelle festività comandate. Per evitare che in quei periodi il cliente chiami e che, al tono di libero, si aspetti una risposta che non arriverà mai, sarebbe bene comunicargli i giorni e gli orari in cui non siamo in attività. Al posto di un banale tono di libero, possiamo inserire un messaggio vocale, magari con una gradevole musica di sottofondo, in cui comunichiamo ai clienti i nostri orari di apertura e gli ricordiamo che possono trovare informazioni sul nostro sito web. Possiamo anche invitarli a lasciare un messaggio in segreteria, purchè poi quel messaggio venga ascoltato da qualcuno che potrà dare una risposta!